Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg

Einleitung

Jedes Jahr im Sommer ist sie wieder da, die Urlaubszeit. Sommer, Sonne, Strand oder doch lieber zum Wandern in die Berge? Camping in Skandinavien, mit dem Motorrad ans Nordkap oder eine Kreuzfahrt? Die Möglichkeiten sind vielfältig, jedoch heute kein Thema in diesem Blogbeitrag.

Es soll heute darum gehen, dass trotz der Urlaubszeit die Arbeit weiter erledigt werden muss. Worauf im Vorfeld geachtet werden sollte, damit der Betrieb reibungslos weiterläuft, darum geht es in diesem Beitrag.

Die Interessen des Unternehmens

Fangen wir doch einmal mit den Interessen des Unternehmens / des Arbeitgebers an. Hier ist der wichtigste Punkt, dass der Betrieb weiterläuft. Fristgerechte Lieferungen, zügige Bedienung der Kunden, Fortbestehen der Produktion etc.

Bei der Betrachtung der Punkte, die noch keine vollständige Auflistung ergeben, wird eines sehr schnell klar. Abgesehen von kompletter Betriebsruhe können nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub nehmen.

Vertreterregelungen, Schichtplanungen, Kundenbetreuung sind die wichtigsten Punkte, die berücksichtigt werden müssen. Was kann eventuell von wem übernommen werden? Was kann ein Mitarbeiter vorarbeiten, bevor sie oder er in den wohlverdienten Urlaub geht? Ohne sich dabei komplett zu überarbeiten. Sehr schnell wird an diesem Punkt bereits klar, das ganze benötigt Planung.

Die Interessen der Mitarbeiter

Wer den ersten Teil bereits für aufwändig hält, das war noch gar nichts im Gegensatz zu dem, was jetzt kommt. Alle Mitarbeiter haben unterschiedliche Ansprüche an den Zeitpunkt des Urlaubes. Arbeitnehmer mit Kindern benötigen Urlaub in den Ferien. Sofern es lediglich sehr wenige Eltern in einer Abteilung gibt, gar kein Problem. Je mehr Elternteile es werden, desto größer ist die Herausforderung.

Jedoch möchten auch Mitarbeiter ohne Kinder im Sommer Urlaub machen. Eventuell sogar an einer Veranstaltung, einem Event teilnehmen. Einer Reise zu einem vorgegebenen Termin, etc. Sehr schnell wird klar, das Ganze wird nicht leichter. Jedoch, und das ist ein entscheidender Punkt, es darf niemand benachteiligt werden. Die Interessen des einen sind nicht wichtiger als die des anderen. Schließlich leisten alle Teammitglieder einen Beitrag.
Daher müssen auch für alle Teammitglieder die gleichen Rechte gelten.

Zu sagen, Du hast keine Kinder und damit Pech, ist unfair, unfreundlich und vom Verhalten ganz unterste Schublade. Und wird garantiert in einer Kündigung seitens des Mitarbeiters enden. Eventuell erst die innere, oder sofort die reale Kündigung.

Wie ist das richtige vorgehen

Kenne Deine Mannschaft und setze sie entsprechend ihren Fähigkeiten ein. Das wäre einmal ein erster Ansatz. Wer kann (in Vertretung) welche Aufgaben übernehmen? Was kann vorgearbeitet werden? Was kann, da es noch nicht dringlich ist, aufgeschoben werden?

Eventuell wäre es ebenfalls eine Maßnahme zu erfragen, welcher Kunde wann Urlaub hat. Durch diese Information erledigen sich manche Probleme eventuell von selbst.

Zusätzlich wäre es entscheidend, eine Frist zur Einreichung des Urlaubes zu setzen. Und zwar eine Frist mit genügend Vorlauf. Dann könnte bereits geprüft werden, wo überhaupt Probleme auftreten. Bei der Fristsetzung bitte auch kommunizieren, dass diejenigen, die diese Frist nicht einhalten, ganz hinten anstehen, wenn es um den Urlaub geht.

Alle Urlaubswünsche ohne Probleme sind dann schon mal bearbeitet. Bei den Wünschen mit Überschneidungen gilt es nun, alle Beteiligten an einen Tisch zu holen, um eine Lösung zu finden.

Wer jetzt von mir eine Universallösung erwartet, den muss ich leider enttäuschen. Im schlimmsten Fall können nicht alle Wünsche berücksichtigt werden. Was nicht passieren darf ist, dass einem Mitarbeiter von 30 beantragten Urlaubstagen lediglich 4 genehmigt werden. Alle anderen wurden abgelehnt, da die Kollegen scheinbar im Alphabet früher dran waren. Alles schon live mitbekommen. Außer sie möchten, dass ein Mitarbeiter freiwillig kündigt, dann kann dieses Vorgehen die Sache beschleunigen.

In den meisten Fällen ist es möglich, eine Lösung zu finden. Eventuell kann die Arbeit in Vertretung auch von einem ganz anderen Kollegen übernommen werden. Eventuell geht in der Zeit auch ein Dienstleister, etc. Hier ist Kreativität gefragt.

Eventuell können auch schon Jahresübergreifende Absprachen getroffen werden. In einem Jahr hat Kollege A in den Ferien Urlaub, im nächsten Jahr Kollege B.

Die Sache mit den Brückentagen

Es soll ja Menschen in diesem Land geben, die Brückentage dazu nutzen, um mehr Urlaub zu bekommen. So weit ist da auch erst einmal nichts gegen einzuwenden. Wenn dies jedoch jedes Jahr durch die gleichen Kollegen passiert, obwohl die anderen auch mal möchten, hat Gerechtigkeit Vorrang vor Zufriedenheit. Wie bereits oben aufgeführt, sind die Interessen des einen nicht stärker zu gewichten als die des anderen.

Oder ein Unternehmen nutzt Brückentage für komplette Schließungen. Dann gibt es in dem Fall zumindest kein Problem mehr.

Die Sturköpfe müssen weg

Der Name dieses Abschnitts ist Programm. Sollten sie jemanden im Team haben, der absolut nicht kompromissbereit ist, gilt es zu überlegen, ob getrennte Wege die bessere Variante sind. Wer absolut nur an sich denkt, ist nicht unbedingt der beste Teamplayer. Und das sollte, so ist meine Meinung, offen kommuniziert werden. Denn meistens, so zeigt es die Erfahrung, sind diese Mitarbeiter nicht nur beim Thema Urlaub sehr egoistisch. Sie denken sonst ebenfalls immer erst an sich. Das sorgt über kurz oder lang für schlechte Stimmung. Meistens mit dem Ergebnis, dass genau die falschen Mitarbeiter kündigen.

So sehr ich auch dafür bin, Mitarbeiter zu begeistern. Wenn jemand nicht gewillt ist, sich in ein Team einzubringen, ist eine Trennung er bessere Weg.

Fazit

So sehr ich ihnen auch eine Universallösung mitgeben möchte, in diesem Fall geht das leider nicht. Das ganze Thema ist dafür einfach zu komplex. Wichtig ist, dass Probleme offen angesprochen werden. Jedes Teammitglied hat die gleichen Rechte. Die Interessen des einen gelten nicht mehr als die Interessen des anderen.

Jedoch bin ich davon überzeugt, dass wenn alle Beteiligten an einer Lösung interessiert sind, diese auch gefunden wird.

Mit dem Wunsch, etwas Licht ins Dunkle gebracht zu haben verbleibe ich mit besten Grüßen

Ihr
Christian Milerski